AUDITE

AUDITE, es una guía que otorga una serie de pasos y actividades a realizar al momento de hacer una auditoria, en donde se considera los principios básicos del auditor, se tiene en cuenta la capacidad y ética profesional, la planeación de la auditoria, el cronograma de trabajo, se establece como deben revisarse las observaciones que se van generando, se determina la integridad de los hallazgos, se menciona el criterio que debe tener el auditor al momento de encontrar situaciones irregulares, se da a conocer como se transmite los hallazgos al auditado para que este puede dar justificaciones de ello o determinar las fallas que dieron orígenes a estos, se establece como se debe presentar el informe que muestra los resultados de la auditoria.

AUDITE se compone de 4 fases importantes que fundamentan el modelo a seguir en la auditoria en cualquiera de sus modalidades, estas son:

– Administración del proceso Auditor: En esta fase se establecen unos mecanismos que sirven de para llevar una trazabilidad del trabajo que realiza el auditor, partiendo de los principios que debe tener el auditor, incluso se puede considerar estos en otras profesiones, la asignación de actividades, la planeación de la auditoria, los programas de auditoria los cuales determinan el alcance, la oportunidad y la profundidad de las pruebas para la obtención de evidencias soportados bajo conceptos y opiniones, ejecución de la auditoria, la estructuración de los hallazgos,  las conclusiones de los procedimientos de auditoria, los aspectos a tener en cuenta para la validación de los hallazgos, las causas, efectos y recurrencias de las observaciones, la examinación de la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia, la identificación de líneas de autoridad y responsabilidad, la forma de establecer la comunicación de las observaciones al auditado, la forma en que se debe evaluar y validar la respuesta del auditado, la entrega del hallazgo a una autoridad competente,  la evaluación de la gestión y de los resultados,  establece la estructura del contenido y normas que debe tener el informe y la ejecución de actividades posteriores a la auditoria como lo es las recomendaciones para futuras auditoria.

– Administración de papeles de trabajo: En esta fase se pretende mantener un orden de todos los documentos que se generen al momento de realizar la auditoria y de entregar los informes, también se tiene en cuenta la información que es confidencial. En esta fase se trata de conservar y custodiar los papeles de trabajo mediante una tabla de retención documental para garantizar la integridad de los documentos

– Evaluación y administración del riesgo del proceso auditor: Se determina el cumplimiento de los procedimientos planeados y utilizados por el auditor al momento de ejercer sus funciones, haciendo uso del análisis de riesgos de forma cuantitativa para revisar si el auditor cumplió con los objetivos propuestos y no tuvo inconvenientes al momento de realizar su labor. También se puede recurrir a la evaluación de desempeño.

– Aseguramiento de la calidad de la auditoria: Esta última fase consiste en cumplir con unos indicadores, estándares de calidad y normas técnicas como lo son la ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009, estableciéndose un plan de calidad para revisar si cumple con las normativas.

Normas Colombianas

En nuestro país, el proceso de auditoria esta fundamentadas en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA) las cuales tienen un nivel de compatibilidad con: las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS), Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), las normas de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las indicaciones de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS).

Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas se basan en 10 normas adoptadas por el American Institute Of Certified Public Accountants, las cuales fueron dividas en 3 grupos:

– Normas Generales: Estas se basan en el entrenamiento y capacidad profesional del auditor, el criterio de independencia, el cuidado y esmero del profesional durante todas las fases de auditoria.

– Normas de la Ejecución y trabajo: Estas se enfocan en cómo se debe planear en detalle el trabajo que se debe desplegar durante la auditoría y la forma en que se debe supervisar los encargados de realizar los programas de auditoria y las actividades que deban realizarse, el estudio y evaluación del control interno y la forma de obtener la evidencia.

– Normas de Información o preparación del informe: Estas se componen de la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, la consistencia y revelación de la información que se quiere dar a conocer y la opinión del auditor.

Instrumentos de recopilación de datos

La documentación es un factor muy importante para cualquier actividad que se deba realizar; en la auditoria se debe hacer mucho énfasis en este tema ya que permite llevar una trazabilidad de las acciones y procedimientos que se han llevado a cabo al momento de ejecución de esta, además sirve para dar soporte al momento de presentar el informe, la manifestación de las acciones correctivas y para no reincidir en los mismos inconvenientes.

En estos instrumentos tenemos:

Entrevistas: Las entrevistas dependiendo el enfoque (familiaridad, discusión, flexibilidad temática) dan la posibilidad de obtener mucha más información que los documentos escritos, donde se podrá analizar dicha información para refinar y encontrar los hallazgos de las observaciones que se van estableciendo; estas no deben de durar mucho tiempo y se debe generar un ambiente coloquial para generar tranquilidad.

Cuestionarios: Los cuestionarios son formatos pre-elaborados los cuales se componen de dos tipos de preguntas (abiertas y cerradas) en donde se pretende establecer una medición respecto a una serie de variables.

Encuestas: Es una mezcla entre las entrevistas y los cuestionarios.

Observación: Es la más valiosa de todos los instrumentos de recopilación de datos  que se tienen en cualquiera de sus tipos (directa, indirecta, oculta, participativa, no participativa, introspectiva, histórica, controlada y natural) donde se pretende identificar como son realizadas las labores del personal, como se están manejando los procesos respecto a su optimización y cumplimiento, identificar puntos negativos entre otros.

Inventarios: Estos están ligados a auditorias operativos y tácticas con la intención de que todo esté en regla identificando previamente las categorías respectivas.

Muestreo: Se toma una parte del tamaño de la población, con el fin de analizar los resultados e inferir de manera general o precisa sobre ella.

Experimentación: Es la observación de un fenómeno al cual se le van adaptando las variables y condiciones significativas.

Principios del Auditor

Es importante tener en cuenta que a la hora de ejercer la auditoria en cualquiera de sus modalidades se debe emitir un juicio respaldado en la objetividad e imparcialidad, de tal forma que no se vea comprometidas luego sus funciones a realizar con acciones indebidas. Para ello es importante manejar los siguientes principios:

Independencia: El auditor debe estar libre de toda clase de impedimentos personales profesionales o económicos, que puedan limitar su autonomía, interferir su labor o su juicio profesional.

Objetividad: A la hora de emitir su juicio, el auditor debe asegurarse debe tener una conciencia profesional sustentada en la realidad, esto se realiza a través de la recolección de la evidencia, la cual garantiza que se pueda manifestar un comportamiento indebido y que esta no sea fácilmente anulable.

Rango de conocimiento: Es fundamental ya que se necesita saber que se está haciendo y tener claridad de ello.

Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la Auditoria, el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros

Integridad: Determina que las tareas se deben cubrir en forma integral todas las operaciones, áreas, bienes, funciones y demás aspectos  económicos, incluido su entorno. Esta contempla, al ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados, etc.

Supervisión: El personal encargado de ejercer la auditoria debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se están alcanzando los objetivos planeados y obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del auditor.

Oportunidad: Determina que la labor debe ser eficiente en términos de evitar el daño, por lo que la inspección y verificación /deben ser ulteriores al acaecimiento de hechos no concordantes con los parámetros preestablecidos o se encuentren desviados de los objetivos de la organización; que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo en términos logísticos o de valor dinerario para la entidad.

Entrega de informes: Los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados de auditoria, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la dirección de la empresa.

Confidencialidad: El auditor no debe revelar información  a terceros, esta debe ser solo accesible por las partes involucradas.

Los cuestionarios

Es un mecanismo utilizado en los programas de auditoria, el cual es realizado por el auditor estableciendo una serie de objetivos y alcances a la hora de realizar el proceso de auditoria.

El cuestionario está conformado por un conjunto de preguntas redactadas de forma coherente, organizadas, secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificación previa que realiza el auditor, para obtener información precisa.

En este se contemplan los tipos de respuestas como lo son:

–       Dicotómicas : si o no

–       Opción múltiple

–       abiertas

Técnicas de evaluación en la auditoria de sistemas

Todo instrumento, guía, recurso o procedimiento son considerados técnicas de evaluación siempre y cuando permitan medir los objetivos y finalidades de una evaluación determinada,  de las cuales las más importantes que tenemos  son las siguientes:

Examen: es un estudio a profundidad en donde se analiza y se ponen a prueba la calidad y el cumplimiento de funciones y procesos actividades y operaciones.

Revisión documental: En esta se chequea que efectivamente la documentación sea útil, en cuanto a los perfiles de usuarios y procedimientos que deben realizarse, manuales de usuario, manuales técnicos del sistema, revisión del mantenimiento físico y lógico de las instalaciones ya sea que la información este en medios físicos o digitales.

Guía de auditoria: Sirve para organizar el proceso de auditoría, las cuales al momento de ejecutarse se convierten en una especie de receta pero no necesariamente es estática.

Benchmarking: Sirven para realizar comparativos entre las desviaciones que existen en cuanto a lo que se tiene frente a lo que debe ser.

Listas de verificación – Chequeo: Es un instrumento que contiene criterios o indicadores a partir de los cuales se miden y evalúan las características del objeto, comprobando si cumple con los atributos establecidos.